E-doręczenia w praktyce. Nowy obowiązek w instytucjach publicznych

Dla wielu podmiotów publicznych dnia 10 grudnia 2023 r. e-Doręczenia staną się obowiązkową i podstawową metodą doręczania korespondencji. Według zapisów ustawy docelowo ta forma komunikacji ma zastąpić tradycyjny list polecony. Obowiązek stosowania e-Doręczeń od 10 grudnia br. dotyczyć będzie urzędów gmin, starostw, urzędów marszałkowskich oraz samorządowych zakładów budżetowych, obejmie on też organy administracji rządowej i liczbą grupę innych jednostek sektora finansów publicznych. W dalszej perspektywie obejmie też samorządowe jednostki organizacyjne – w tym szkoły, przedszkola. Nie ma zakazów, aby e-doręczenia wprowadzić wcześniej. Zwłaszcza, że znacznie obniżają koszty korespondencji. Warto zatem, aby najbliższy czas wykorzystać na przygotowanie się do stosowania tej metody wymiany korespondencji. Takie przygotowanie zapewni Państwu nasze szkolenie.

FORMULARZ REJESTRACYJNY ZNAJDUJE SIĘ NA DOLE STRONY

Program szkolenia:

1. Podstawy prawne

• Ustawa o doręczeniach elektronicznych
• Rozporządzenia wykonawcze ministra cyfryzacji

2. Co o  e-doręczeniach wiedzieć musimy?

• Czym są „e-Doręczenia”?
• Jakie usługi są dostępne w ramach e-Doręczeń
• Kto jest operatorem wyznaczonym?
• Czym jest adres do doręczeń elektronicznych?
• Czym jest Baza adresów elektronicznych?
• W jakich sytuacjach e-Doręczenia nie mają zastosowania?
• Jak wygląda skrzynka do e-Doręczeń?
• Jak ją założyć krok po kroku

3. Kto i kiedy musi wprowadzić e-Doręczenia?

• Kto musi obowiązkowo stosować e-Doręczenia (podmioty publiczne, przedsiębiorcy, osoby fizyczne)?
• Od kiedy stosowanie e-Doręczeń stanie się obowiązkowe – zmiana terminu – Komunikat Ministra Cyfryzacji z dnia 29 maja 2023 r.
• Harmonogram

4. Warunki, które trzeba spełnić, żeby korzystać z e-Doręczeń (PURDE i PUH)?

• Założenie skrzynki o odpowiedniej pojemności
• Umowa z operatorem – przetarg, czy nie?
• Gdzie założyć skrzynkę do e-Doręczeń?
• Jak zawrzeć umowę z Pocztą Polską o prowadzenie skrzynki do e-Doręczeń?
• Jak złożyć wniosek o założenie adresu do e-Doręczeń?
• Wyznaczenie administratora
• Czy jeden adres i skrzynka dla instytucji?

5. Obsługa skrzynki do e-Doręczeń – czyli jak korzystać z aplikacji do e-Doręczeń?

• W jaki sposób wysyłać i odbierać korespondencję w ramach e-Doręczeń?
• Jakie są skutki wpisu adresu do e-Doręczeń do Bazy Adresów Elektronicznych?
• Jak ustalić czy w skrzynce czeka przesyłka?
• W jakim terminie należy pobrać przesyłkę ze skrzynki?
• Do ilu adresatów jednocześnie można nadać jedną korespondencję w ramach PURDE?
• Jak zdobyć potwierdzenie nadania i potwierdzenie odbioru przesyłki listowej w ramach PUH?
• W jakim terminie pobrać dowody otrzymania i wysłania korespondencji w ramach e-Doręczeń?
• Jaką pojemność ma skrzynka?
• Co w przypadku przepełnienia skrzynki?
• Ile kosztują e-Doręczenia?
• PURDE, PUH. Parametry dodatkowe PUH – jakie opłaty?
• Rozliczenia z Pocztą Polską – faktury, terminy
• Jak zaadresować wiadomość?
• W jaki sposób wyszukiwać adresata w bazie adresów?

WAŻNE INFORMACJE:

1. Prosimy o podawanie w zgłoszeniach e-maili, z których korzystacie Państwo na co dzień – na te adresy będziemy wysyłać bezpośredni link do szkolenia online. Link do webinaru przekazujemy dzień przed szkoleniem
2. Aby dołączyć do spotkania, należy przed szkoleniem kliknąć w przesłany link oraz wypełnić pola tekstowe: imię oraz adres mailowy
3. Po wypełnieniu pól nastąpi przekierowanie do okna, w którym będzie wyświetlony obraz z kamery wykładowcy, prezentacja oraz czat, za pomocą którego można się kontaktować z prowadzącym i innymi uczestnikami
4. Po szkoleniu, na adres mailowy podany w zgłoszeniu, zostanie wysłany link do materiałów, przygotowanych przez trenera, elektroniczny certyfikat oraz faktura

Prowadzący: Dorota Pierzyńska

Była pracowniczka i dyrektorka Zespołu Ekonomiczno – Administracyjnego Szkół, wykwalifikowana wnioskodawczyni i koordynatorka projektów unijnych. Współtwórczyni i dyrektorka jednego z pierwszych w Polsce Centrum Usług Wspólnych. Wykładowczyni w Wyższej Szkole Pedagogiki i Administracji w Poznaniu na kierunku Zarządzanie oświatą.