A-Z Centrum Rozwoju Edukacji

Zmiany w aktach osobowych od stycznia 2019r.

Zmiany w prowadzeniu akt osobowych od 1 stycznia 2019r. oraz dokumentacja pracownicza w świetle projektu rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej i RODO

       Rok 2019 to kolejny rok wielu zmian w zakresie kodeksu pracy i rozporządzeń wykonawczych. Powinniśmy się do nich przygotować. Jednym z takich rozporządzeń jest projekt rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, wskazuje on zasady prowadzenia akt osobowych, wprowadza nowy obowiązek dotyczący okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej oraz możliwości odbioru tej dokumentacji przez pracownika. Zmiana ta wprowadza nową zasadę prowadzenie akt w wersji elektronicznej i określa zasady archiwizowania i niszczenia akt osobowych. Powinniśmy również do tych zmian przygotować nasze systemy informatyczne, aby bezpiecznie wdrożyć rozporządzanie o dokumentacji pracowniczej i RODO.  Dlatego warto przygotować swoją placówkę do zmian już dziś.

Program szkolenia:

Moduł I. Omówienie wzorów dokumentów zgodnych z projektem rozporządzenia

  • Analiza Ustawy z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.
  • Nowa dokumentacja pracownicza – definicje.
  • Nowe obowiązki płatników wobec ZUS, związane ze skróceniem okresu przechowywania dokumentacji (od 1.01.2019 r.).
  • Zmiany w prowadzeniu dokumentacji pracowniczej – z wersji papierowej na elektroniczną.
  • Szczególne wymagania dotyczące prowadzenia i przechowywania dokumentacji w postaci elektronicznej.
  • Nowe zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej (zgodnie z projektem rozporządzenia
    w sprawie dokumentacji pracowniczej):

– część A – oświadczenia lub dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie.

– część B – oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika.

– część C – dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej
lub odpowiedzialności.

– część D – oświadczenia i dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy.

  • Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej od 2019r.
  • Przechowywanie dokumentów związanych z czasem pracy (harmonogram i ewidencja czasu pracy).
  • Obowiązki informacyjne w zakresie przechowywania dokumentacji pracowniczej.
  • Prawo odbioru dokumentacji pracowniczej przez byłego pracownika i członków najbliższej rodziny pracownika – katalog osób i przypadki określone w prawie pracy.
  • Nowe zasady numerowania; oryginały a kopie dokumentów.
  • Zmiany w katalogu dokumentów archiwizowanych w aktach osobowych.
  • Przepisy przejściowe – obowiązek dostosowania akt osobowych do nowych regulacji prawnych
    w okresie 6 miesięcy.

Moduł II. Omówienie podstawowych aktów prawnych w zakresie ochrony danych osobowych w stosunku pracy

  • Omówienie definicji wynikających z RODO w zakresie rekrutacji i stosunku pracy i ustawy o ochronie danych osobowych.

Moduł III. Dane osobowe kandydatów do pracy

  • Jakie dane może zbierać pracodawca?
  • Jakie zgody odebrać od pracownika w procesie rekrutacji?
  • Obowiązek informacyjny w stosunku do kandydata.
  • Prawa kandydata do pracy wynikające z art. 15-21 RODO.
  • Zabezpieczenie danych kandydatów do pracy.
  • Korzystanie z mediów społecznościowych przez pracodawcę.
  • Kandydat dostarczył więcej danych niż wymagane – co zrobić?
  • Usunięcie danych po rekrutacji.

Moduł IV. Jakie dane może przetwarzać pracodawca

  • Dane osobowe osób zatrudnionych.
  • Zgoda na przetwarzanie danych.
  • Dodatkowe dane osobowe.
  • Lista obecności pracowników.
  • RODO a ZFŚS, co warto wprowadzić do regulaminu.

Moduł V. O czym winien pamiętać pracodawca

  • Zmiany zapisów regulaminu pracy.
  • Wypłata wynagrodzenia a obowiązek informacyjny.
  • Zmiana ustawy o związkach zawodowych- najistotniejsze zmiany dla pracodawcy.
  • Nowe uprawnienia pracowników będących rodzicami dzieci, co do których orzeczono niepełnosprawność.
  • Zasady udzielania odpowiedzi na zapytania instytucji publicznych np. Policji, MOPS, banków.
  • Czy zapoznawać stażystów z dokumentacją ochrony danych?
  • Ochrona danych osób zatrudnionych na umowach cywilnych.
  • Kiedy trzeba będzie prowadzić rejestr – co z niego wynika?
  • Dostęp inspektora ochrony danych do akt osobowych pracowników, upoważnienia do przetwarzania danych osobowych pracowników.
  • Monitoring – obowiązki od 25 maja 2018 roku.
  • Pracownicze Plany Kapitałowe.

Prowadzący: Iwona Obarzanek

Zapisz się na to szkolenie

Formularz

Wybierz miasto

Proszę wprowadzić prawidłowy adres email Proszę uzupełnić to pole.
Proszę uzupełnić to pole. Proszę uzupełnić to pole.
Proszę o akceptację tego pola.
Proszę wprowadzić prawidłowy adres email Proszę uzupełnić to pole.
Proszę uzupełnić to pole. Proszę uzupełnić to pole.
Proszę o akceptację tego pola.