Organizacja i prowadzenie sekretariatu

Prowadzenie sekretariatu to jedno z ważniejszych zadań związanych z organizacją pracy szkoły. Zapraszamy na szkolenie, podczas którego poznają Państwo jak prowadzić sekretariat, który jest sercem i wizytówką szkoły. Otrzymają Państwo przykładowe wzory instrukcji kancelaryjnej z jednolitym rzeczowym wykazem akt oraz instrukcji archiwizacyjnej. Pokażemy pomysły jak pracować efektywnie i mieć pod kontrolą wszystkie powierzone zadania.

FORMULARZ REJESTRACYJNY ZNAJDUJE SIĘ NA DOLE STRONY

Program szkolenia:

1. Sekretariat jako centrum zarządzania przepływem informacji

• Sekretariat „sercem i wizytówką” szkoły
• Przepływ informacji
• Współpraca sekretarza z dyrektorem
• Proces komunikacji (nadawanie komunikatów, aktywne słuchanie, mowa ciała)
• Rozmowy telefoniczne (etykieta telefoniczna, anonsowanie rozmów, filtrowanie rozmów, umawianie spotkań, pozyskiwanie i udzielanie informacji przez telefon, ochrona informacji)
• Prowadzenie terminarza i organizacja spotkań służbowych
• Odpowiedzialność prawna pracowników za wytwarzaną i przechowywaną dokumentację
• Zakres obowiązków sekretarza- przykładowe wzory
• Zasady profesjonalnej obsługi:
  a) przestrzeganie dobrych obyczajów; savoir vivre profesjonalnej sekretarki/asystentki (wymogi dotyczące stroju w pracy)
  b) zdolności interpersonalne, cechy osobiste
  c) asertywność w biurze asertywne wyrażanie opinii i ocen
  d) radzenie sobie ze stresem techniki antystresowe

2. Sprawy uczniowskie

• Ewidencjonowanie dzieci i uczniów
• Dokumentacja związana z przyjęciem uczniów do szkoły i przejściem uczniów do innej szkoły
• Kontrola realizacji obowiązku przygotowania przedszkolnego, obowiązku szkolnego i obowiązku nauki- szczegółowa procedura
• Wzory pism do rodziców uczniów, którzy nie realizują obowiązku szkolnego i przygotowania przedszkolnego
• Wydawanie legitymacji uczniowskich i prowadzenie ich ewidencji
• Wydawanie duplikatów świadectw i legitymacji
• Postępowanie ze świadectwami nieodebranymi przez uczniów lub absolwentów
• Arkusze ocen: prowadzenie i kompletowanie; adnotacje; księgi arkuszy ocen

3. Sprawy pracownicze

• Prowadzenie teczek akt osobowych
• Wnioski urlopowe
• Upoważnienia
• Umowy o pracę, umowa poprzez mianowanie
• Rozwiązanie stosunku pracy
• Ewidencja czasu pracy
• Awans zawodowy po nowemu
• Badania lekarskie- kiedy są ważne i jak długo
• Projekty zmian w Kodeksie Pracy
• Praca zdalna – czy w szkole to możliwe?

4. Czynności kancelaryjne sekretariatu

• Przyjmowanie i obieg korespondencji; wewnętrzny obieg akt
• Instrukcja kancelaryjn
• Jednolity rzeczowy wykaz akt
• Instrukcja składnicy akt
• Gotowe wzory wymienionych dokumentów
• Archiwizacja i brakowanie akt, zgodnie z rzeczowym wykazem akt i innymi przepisami
• Wykorzystanie narzędzi informatycznych w czynnościach kancelaryjnych
• Nadzór nad wykonywaniem czynności kancelaryjnych
• Zabezpieczenie, przechowywanie i ewidencjonowanie pieczęci urzędowych
• Ochrona danych osobowych

WAŻNE INFORMACJE:

1. Prosimy o podawanie w zgłoszeniach e-maili, z których korzystacie Państwo na co dzień – na te adresy będziemy wysyłać bezpośredni link do szkolenia online. Link do webinaru przekazujemy dzień przed szkoleniem
2. Aby dołączyć do spotkania, należy przed szkoleniem kliknąć w przesłany link oraz wypełnić pola tekstowe: imię oraz adres mailowy
3. Po wypełnieniu pól nastąpi przekierowanie do okna, w którym będzie wyświetlony obraz z kamery wykładowcy, prezentacja oraz czat, za pomocą którego można się kontaktować z prowadzącym i innymi uczestnikami
4. Po szkoleniu, na adres mailowy podany w zgłoszeniu, zostanie wysłany link do materiałów, przygotowanych przez trenera, elektroniczny certyfikat oraz faktura

Prowadzący:

Dyrektorka szkoły z 16 letnim doświadczeniem na tym stanowisku.  Certyfikowana trenerka oświaty i mediatorka szkolna. Trenerka wspomagania szkół i przedszkoli. Specjalistka w zakresie systemu informacji oświatowej. Posiada praktyczną znajomość technik szkoleniowych, skutecznych form komunikacji, przekazywania wiedzy oraz umiejętność łączenia teorii z praktyką.