Prowadzenie i organizacja sekretariatu

Szkolenie online

FORMULARZ REJESTRACYJNY ZNAJDUJE SIĘ NA DOLE STRONY

→ Prosimy o podawanie w zgłoszeniach e-maili, z których korzystacie Państwo na co dzień – na te adresy będziemy wysyłać bezpośredni link do szkolenia online. Link do webinaru otrzymasz dzień przed szkoleniem.
→ Aby dołączyć do spotkania, należy przed szkoleniem kliknąć w przesłany link oraz wypełnić pola tekstowe: imię oraz adres mailowy.
→ Po wypełnieniu pól zostaniesz przekierowany do okna w którym zostanie wyświetlony obraz z kamery wykładowcy, prezentacja oraz czat za pomocą którego możesz się kontaktować z prowadzącym i innymi uczestnikami.
→ Po szkoleniu otrzymasz link do materiałów przygotowanych przez trenera, elektroniczny certyfikat oraz fakturę.

Prowadzenie sekretariatu to jedno z ważniejszych zadań związanych z organizacją pracy szkoły. Zapraszamy na szkolenie, podczas którego poznają Państwo jak prowadzić sekretariat, który jest sercem i wizytówką szkoły. Otrzymają Państwo przykładowe wzory instrukcji kancelaryjnej z jednolitym rzeczowym wykazem akt oraz instrukcji archiwizacyjnej. Pokażemy pomysły jak pracować zdalnie i mieć pod kontrolą wszystkie powierzone zadania.

Cel szkolenia:

Poznanie podstawowych aktów prawnych regulujących organizację pracy sekretariatu placówki oświatowej i wykorzystanie ich w praktyce. Celem szkolenia jest również szczegółowe omówienie zakresu obowiązków sekretarza, obejmującego problematykę kancelaryjną oraz sprawy uczniowskie. Zostanie omówiona przykładowa instrukcja kancelaryjna dla jednostki oświatowej, przepisy archiwizacyjne, rzeczowy wykaz akt. Zostaną poruszone tematy dotyczące komunikacji, wizerunku jak również dobrej organizacji pracy.

Uczestnicy:

1. Podniosą kwalifikacje zawodowe
2. Poznają zasady dobrej współpracy, komunikacji i wizerunku.
3. Przeanalizują akty prawne regulujące pracę sekretariatu placówki oświatowej
4. Zaplanują organizację pracy sekretariatu (kancelarii) szkoły.
5. Wskażą mocne strony dobrego zarządzania.

Program szkolenia:

I. Sekretariat jako centrum zarządzania przepływem informacji

• praca sekretarza w czasie pandemii,
• zdalne zarządzanie sekretariatem,
• niezbędne narzędzia do pracy online,
• sekretariat „sercem i wizytówką” szkoły,
• przepływ informacji,
• proces komunikacji (nadawanie komunikatów, aktywne słuchanie, mowa ciała),
• rozmowy telefoniczne (etykieta telefoniczna, anonsowanie rozmów, filtrowanie rozmów, umawianie spotkań, pozyskiwanie i udzielanie informacji przez telefon, ochrona informacji),
• rodzaje pism urzędowych, elementy składowe pism, części pisma, protokoły, sprawozdania, notatki,
• zasady profesjonalnego tworzenia pism urzędowych,
• prowadzenie terminarza i organizacja spotkań służbowych,
• odpowiedzialność prawna pracowników za wytwarzaną i przechowywaną dokumentację.

II. Sprawy uczniowskie

• ewidencjonowanie dzieci i uczniów
• dokumentacja związana z przyjęciem uczniów do szkoły i przejściem uczniów do innej szkoły
• realizacja obowiązku szkolnego i obowiązku nauki
• wydawanie legitymacji uczniowskich i prowadzenie ich ewidencji
• wydawanie, ewidencjonowanie i rozliczanie druków świadectw i innych druków ścisłego zarachowania
• wydawania duplikatów świadectw i legitymacji (szczegółowa procedura)
• postępowanie ze świadectwami nieodebranymi przez uczniów lub absolwentów
• arkusze ocen: prowadzenie i kompletowanie; adnotacje; księgi arkuszy ocen

III. Sprawy pracownicze

• prowadzenie teczek akt osobowych
• wnioski urlopowe
• upoważnienia
• umowy o pracę
• rozwiązanie stosunku pracy

IV. Czynności kancelaryjne sekretariatu

• przyjmowanie i obieg korespondencji; wewnętrzny obieg akt
• instrukcja kancelaryjna
• jednolity rzeczowy wykaz akt
• wysyłanie i doręczanie pism
• archiwizacja i brakowanie akt, zgodnie z rzeczowym wykazem akt i innymi przepisami
• wykorzystanie informatyki w czynnościach kancelaryjnych
• nadzór nad wykonywaniem czynności kancelaryjnych
• zabezpieczenie, przechowywanie i ewidencjonowanie pieczęci urzędowych
• ochrona danych osobowych

Prowadzący: Anna Wojkowska

Absolwentka Uniwersytetu Śląskiego na wydziale matematyki i Studiów Podyplomowych z zakresu Zarzadzania Zasobami Ludzkimi i informatyki. Specjalista w zakresie kompetencji kluczowych. Trener, szkoleniowiec z wieloletnim doświadczeniem. Wychowawca kilku pokoleń młodzieży. Pracuje 12 lat jako dyrektor szkoły publicznej, posiada doświadczenie w zarzadzaniu szkołą niepubliczną.Jako pedagog – praktyk prowadzi szkolenia i kursy związane ze zwiększaniem efektywności pracy, zarządzaniem zasobami ludzkimi, relacjami między nimi, jak i zarządzania czasem